Sohbi Craft Polonya ile Röportaj

Sohbi Craft Polonya Sp.’nin Bakım ve Yenilik Bölümü Yöneticileri Arkadiusz Tetloch ve Bartosz Jankowski’ye 10 soru. z o.

QRmaint sistemini ne için kullanıyorsunuz?

AT: QRmaint CMMS sistemini esas olarak, ayda yüzlerce kez sahip olduğumuz görevleri yönetmek için kullanıyoruz. Denetimler veya yeni operasyonlarla ilgili görevleri etkili bir şekilde yönetmek için “bize göz kulak olacak” ve yürütülen çalışmalara ilişkin verileri toplayacak bir yazılıma ihtiyacımız vardı.

QRmaint’i uygulamanın en büyük faydası nedir?

AT: En önemli şey, çalışanlarımın yapılması gereken kaç görev olduğunu ve önceliklerin neler olduğunu bilmesi. Teknisyenler görevlere gerçek zamanlı olarak erişebilir. Aslında daha önce meydana gelen bazı görevlerin, yönettiğim tüm departman tarafından atlanması veya unutulması gibi durumları tamamen ortadan kaldırdık.

En sık hangi sistem işlevini kullanıyorsunuz?

AT: Çoğunlukla makineler için yedek parça deposunu kullanıyoruz. Görevlerde parça kullanımını belirliyoruz; sistem, arıza yaşadığımız ve stokta belirli bir makine için parça bulunmadığı bir durumu önlemek için minimum stok seviyelerini izliyor. Depoda ayrıca makineleri iyileştirmek veya iş istasyonları inşa etmek için kullanılan malzemelerin kayıtlarını da tutuyoruz. Bu durumda iyileştirme fikrimizin olduğu ancak elimizde malzeme bulunmadığı ve teslimat için birkaç gün beklemek zorunda kaldığımız bir duruma da izin veremeyiz.

Diğer bir işlev döngüsel görevlerdir – artık her gün, haftada bir veya ayda bir cihazı incelememiz veya başka bir görev gerçekleştirmemiz gerektiğini hatırlamamıza gerek yok. Döngüsel görevleri kullanarak, yerleşik takvimi kullanarak kalıcı ekip toplantıları programı da oluşturuyoruz.

BJ: Benim için en önemli şey denetim programıdır; sistem belirli zaman aralıklarında görevleri kendisi üretir.

AT: Patronun işte olmasına gerek yok ve iş halledilecek!

QRmaint sisteminin yenilikçiliği nedir?

AT: Uygulamanın birçok işlevi var: Diğer şeylerin yanı sıra, durumlar aracılığıyla görevin ilerleyişini izleyebilir, uygulama sırasında kullandığımız öğeleri ekleyebiliriz ve sistem stok seviyesini günceller, makinenin aksama süresi hakkında bilgi bulabiliriz. Bütün bunlar tek bir uygulamada!

Bir diğer yenilik ise uygulamanın hem masaüstü bilgisayarlarda hem de tabletlerde veya akıllı telefonlarda kullanılabilmesidir. İnternet erişiminin olduğu her yerde sisteme erişebiliyoruz.

Neden başka bir çözüm değil de QRmaint sistemini seçtiniz?

AT: Diğer çözümleri test ettim, ancak çoğu belirli bir hedefi takip ediyordu; örneğin bazıları yalnızca görevlerin veya projelerin denetimi için izin verirken diğerleri yalnızca depo yönetimini etkinleştiriyordu. Aslında makine yönetim programı bulmak benim için zordu.

BJ: Diğer CMMS sistemlerini de kontrol ettim ama piyasada bulunan yazılımların çoğu, üretim ve diğer birçok departmanı destekleyen ve aynı zamanda bakım desteği de sağlayan çok büyük bir modülün satın alınmasını gerektiriyor.

QRmaint’i uygulamak ne kadar sürdü?

BJ: Aslında henüz işim bitmedi.

Veri girmeye başladığınız andan sisteme çalışmaya başladığınız ana kadar devreye alma ne kadar sürdü?

B.J.: My rozpoczęliśmy pracę po mniej więcej tygodniu od rozpoczęcia wdrożenia. Najpierw musieliśmy dodać środki trwałe, aby była możliwość przypisania ich w zadaniu do realizacji. Obecnie pracujemy nad uzupełnieniem danych związanych z magazynem części zamiennych. Największym wyzwaniem jest zebranie danych dotyczących środków trwałych – czyli zapewnienie danych wejściowych.

A.T.: Sam program jest na tyle intuicyjny, że wystarczy pracownikowi raz pokazać, jak zgłasza się usterki, i nie ma on z tym problemu. Oczywiście, że im więcej wymagamy od technika, np. dodania środka trwałego czy części zamiennej, tym bardziej proces szkolenia się wydłuża, ale nadal przebiega bardzo szybko.

B.J.: Zgłaszanie awarii jest bardzo proste, operatorzy bez problemu potrafią je wyklikać w systemie, a technicy realizujący zadania również radzą sobie bardzo dobrze i wiedzą, co mają klikać. Aplikacja jest bardzo intuicyjna!

Jak przekonali Państwo pracowników do pracy w systemie?

B.J.: Na początku mieliśmy problemy z przekonaniem osób zgłaszających, natomiast osoby realizujące zadania nie miały żadnych problemów z używaniem systemu.

A.T.: Pracownicy zauważyli, że jeśli zależy im na szybkiej realizacji zgłoszenia, to znacznie lepiej zgłosić to przez aplikację niż pisać maila. Aby odczytać maila, jego adresat musi być obecny przy komputerze, a jeśli z jakichś powodów go nie ma, to zgłoszenie nie zostanie przekazane do realizacji. W przypadku aplikacji otrzymuję powiadomienie, że jest nowe zgłoszenie, i mogę w każdej chwili, np. będąc teraz na spotkaniu, przypisać osobę do realizacji zadania. Technik otrzyma powiadomienie i może od razu zareagować na zgłoszony problem.

Z jakich innych rozwiązań korzystali Państwo wcześniej?

B.J.: Wcześniej bazowaliśmy na mailach i telefonach, nie prowadziliśmy rejestru zadań.

A.T.: Ja nie lubię pisać w notatnikach czy na karteczkach, więc spisywałem zadania w Excelu. Musiałem to robić, gdyż było ich tak dużo, że niemożliwe byłoby, abym to wszystko pamiętał. Jednak problem polegał wówczas na tym, że spisane zadania były dostępne jedynie na moim komputerze. To wymagało ode mnie przesłania takiego pliku do zespołu albo wydrukowania arkusza i powieszenia na tablicy. Pracownicy nie wiedzieli, co mają realizować, dopóki nie otrzymali ode mnie pliku.

B.J.: Dziś na przykład moja szefowa poprosiła mnie o raport informujący, ile zadań zostało zleconych oraz ile zamkniętych. W systemie w szybki sposób wygenerowałem raport, który zawierał te dane. Wcześniej liczyliśmy zadania w Excelu i trwało to znacznie dłużej.

Jak oceniają Państwo współpracę i wsparcie ze strony QRmaint?

AT: QRmaint BT departmanıyla iletişim kurmak çok kolaydır. Bildirdiğimiz ihtiyaçlar farklı tarihlerde hayata geçiyor ancak bunun geliştirilmesi zaman alan bir yazılım olduğunun farkındayım. Ancak QRmaint’in önerdiği zaman dilimi oldukça makul ve çözüm için bir süre beklememiz gerekebilir. Uygulamadan bu yana herhangi bir uygulama hatası yaşanmadı, dolayısıyla böyle bir durumda hizmetin nasıl olacağını bilmiyorum.