QRmaint pomaga zarządzać nieruchomościami

Krakow şirketi FriendHouse Apartments yakın zamanda QRmaint uygulamasını hayata geçirdi ve şimdiden övüyor. – Şirketin genel müdürü Paweł Migacz, “ Arıza onarımları ve küçük yenilemelerin yönetimi artık çok daha verimli ve hızlı olduğu için zamandan ve paradan tasarruf ediyoruz ” diyor.

Kısa süreli daire kiralama – yönetim açısından zorlu bir süreç

Krakow şirketi FriendHouse Apartments beş yıldır faaliyet göstermektedir ve bugün Polonya’nın en büyük kısa süreli daire kiralama şirketlerinden biridir. Bir düzine kadar daire kiralayarak işe başlayan şirket, şu anda 100’ün üzerinde daireye sahip ve 2020 yılı sonuna kadar bu sayıyı iki katına çıkarmayı hedefliyor. Şehrin geneline dağılmış bu kadar çok sayıda tesis varken, bunların yenilenmesi ve kullanımdan kaynaklanan arızaların hızla giderilmesi konusu büyük bir zorluk haline geliyor. Kullanıcı konforu ve sahibinin profesyonel imajı ile ilgilidir.

– Neredeyse her gün bir başkasının yaşadığı yüz dairemiz olduğunda onlarca kusur yaygındır. FriendHouse Apartments’ın genel müdürü Paweł Migacz, konukların banyodaki musluğun veya ışık anahtarının onarılmasını beklemesini göze alamayız, bu nedenle bakım çalışanlarımızın çalışmalarının organizasyonu önemli bir konudur , diyor.

Bu nedenle şirket yakın zamanda , tüm çalışanların zamanından tasarruf etme ve kiralık binaların en verimli şekilde hazırlanmasını sağlamak için işlerini yönetme konusunda belirleyici bir etkiye sahip olan profesyonel bir uygulamayı  uygulamaya karar verdi .

– QRmaint uygulamasının uygulanmasının, devam eden hasar onarımı olan en büyük zorluğa çözüm olduğu ortaya çıktı. Uygulamanın bir sonraki adımı, örneğin apartman temizliğinden sorumlu yöneticilerin çalışmalarını desteklemek için kullanmak olacaktır. Misafirlerle iletişim açısından da bunu zaten test ediyoruz. Paweł Migacz , daire kiraladığımız binalardan birinde konukların QR kodlarını kullanarak arızaları veya kendilerini endişelendiren herhangi bir şeyi bildirebileceğini söylüyor.

Konservatörler “nefeslerini tutabilirler”

QRmaint uygulaması sayesinde şirketin bakım personeli pazartesi sabahı önümüzdeki günlerde ne yapmaları gerektiğini biliyor ve akıllı telefonlarından çalıştırdıkları uygulamada acil konular bireysel hesaplarında görünüyor. Her göreve bir durum atanır – devam eden veya tamamlanmış görev, bu sayede şirket yönetimi kusur onarımının hangi aşamada olduğunu, işin devam ettiğini ve ne zaman tamamlanacağını yaklaşık olarak bilir. Onarım tamamlanmadıysa, bunun nedeni biliniyor çünkü konservatör bu bilgiyi sisteme giriyor – örneğin duvar sıvanmış ve boyamadan önce kuruması gerekiyor.

QRmaint sayesinde hataların raporlanması o kadar basittir ki, herhangi bir çalışan (örneğin, belirli bir dairede bir şeyin kırıldığını veya bozulduğunu genellikle ilk fark eden temizlik hizmeti çalışanları) bunu yapabilir. Başvuruda her tesis ayrıntılı olarak açıklanabilir. Mobilyalar, mutfak aletleri, aydınlatma – bozulabilecek her şey (her su ısıtıcısı, lamba, sandalye) – kendi benzersiz QR kodunu alır . Birisi hasar fark ederse, kodu telefonuyla tarar ve arıza onarım için bildirilir. Kurulumcu sahaya gelişini ve onarımı planlayabilir. Ayrıca sistem sayesinde tesisatçı ya da temizlikçi olsun her çalışan, bir dairede ne tür işler yapması gerektiğini görebiliyor. Bu, başvuruda işaretlenmiş ve açıklanmıştır. Bu şekilde her tesisle ayrı ayrı “ilgilenir”.

Apartman misafirleri her zaman görgü kurallarına uygun davranmamaktadır. Zaman zaman kasıtlı olarak hasara neden oldukları oluyor, bazen o kadar ki, örneğin kira maliyetini önemli ölçüde aşıyor. Böyle bir durumda arızayı bildiren çalışan hasarın fotoğrafını da çekip gönderebilir. 

– Birinin gece kaldığı apartman dairelerinde kırık masa ayakları, menteşelerinden “düşen” dolap kapakları ve hatta tamamen harap olmuş mobilyalar bulduk. FriendHouse Apartments’ın teknik müdürü Maciej Kaszuba, QRmaint ile ilgili bu tür durumların da daha az sorun olduğunu söylüyor. Fotoğraflar anında gerçek durumu gösteriyor; neyin onarılması gerektiğini ve hangi aletlerin kullanılacağını biliyorsunuz. Ayrıca, kayıplardan onları sorumlu tutmak için eski kiracıları aramaya da hemen başlayabilirsiniz.

Zaman değerlidir

Uygulama sayesinde herkes zamandan da tasarruf ediyor, çünkü artık resepsiyonu arayıp arızaları bildirmeye gerek kalmıyor ve teknik departman işini kendisi koordine edebiliyor. Üstelik temizlik hizmetinin arızaları kendi kendine bildirmesi, resepsiyonun üzerindeki yükü büyük ölçüde azaltıyor.

– Daha önce, bir düzine kadar dakika içinde kiracılardan yanıtlanması gereken birkaç düzine e-posta alıyorduk ve ardından bir teknisyenin ve çoğu zaman onun işi için gerekli malzemelerin gelişini organize etmek zorunda kalıyorduk. Şehrin farklı yerlerindeki onarımları koordine etmek kolay olmadığından tesisatçılar işe gidip gelirken zaman kaybettiler. İletişim telefonla yapılıyordu, her zaman üzerinde anlaşmaya varılması gereken bir konu vardı, temizlikçi kadınlar bazen arızaları iyi anlatamıyorlardı ve montajcılar gerekli malzemeler olmadan tamire gidiyorlardı. Paweł Migacz , her şeyin iki kat daha uzun sürdüğünü söylüyor. – Bugün artık geçmişte kaldı. Çalışmamızın konforu büyük ölçüde arttı. 

Teknik departman, temizlik departmanı, resepsiyon ve şirket müdürü olmak üzere tüm ekip üyelerinin (toplamda yaklaşık 30 kişi) uygulamaya erişimi bulunmaktadır ve kendisi de uygulamaya yorumlarını ekleyebilmektedir. Kolay oturum açma, sezgisel arayüz ve hataların raporlanmasındaki basitlik, şirketteki çalışanların çoğunun 50 yaşın üzerinde olduğu veya Lehçe’yi çok iyi konuşamadığı durumlarda hayati önem taşıyor. Yerli Rus veya Ukraynalı bayanlar bile uygulamayı kullanarak arıza bildirebilirler. Tek yapmaları gereken kodu tarayıp fotoğrafını çekmek.

– Bu sistemin ne kadar sezgisel olduğu, eğitimin yaklaşık yarım saat sürmesi ile en iyi şekilde kanıtlanabilir. 71 yaşındaki bakım teknisyenimiz Bay Mieczysław, QRmaint uygulamasında iki gün içinde ustalaştı! – Maciej Kaszuba’yı ekliyor.

Eskiye dönüş yok

FriendHouse Apartments Genel Müdürü, daha önce kullandığı sisteme geri dönmek istemediğini ekliyor.

– Bir Google e-tablosunda, günlük olarak bilgisayarla bağlantısı olmayan bir düzine kadar kullanıcının verilerini girerken birçok hataya neden olan tablolar kullandık. Ayrıca her gün verileri güncellemek ve bir program oluşturmak zorunda kalıyorduk, bu da birçok gereksiz sayfanın oluşmasına neden oluyordu. Daha da kötüsü dosyanın yüklenmesi çok uzun sürdü. Paweł Migacz, zaman ve para harcıyorduk diyor.

Bugün şirketteki gerçeklik tamamen farklıdır. Uygulamanın basitliği, şirket yönetimine, çalışanın başa çıkacağı ve ne yapacağını bildiği konusunda gönül rahatlığı sağlar – programın kaydedildiği takvim düzeyine ulaşmak için iki tıklama yeterlidir. Programların kullanılması sayesinde, resepsiyon personelinin temizlikçi kadınları arayıp belirli bir odanın yeni misafirler için hazır olup olmadığını sormasına gerek kalmıyor. Artık tek yapmanız gereken uygulamaya göz atmak.

QRmaint ekibinin karşılaştığı zorluklar

Uygulamanın işleyişini bireysel olarak onların ihtiyaçlarına göre uyarlamamıza olanak tanıyan, özel ihtiyaçları olan bir müşteriyle işbirliği yapmaktır ve bu kesinlikle mümkündür. Friendhouse Apartments ile yapılan işbirliğinde, kısa süreli kiralamalarla ilgili günlük değişiklikler ve güncellemeler durumunda sistemin çalışıp çalışmayacağı zorlu bir görev haline geldi. QRmaint Kilit Müşteri Yöneticisi Daniel Kiełbowicz şöyle özetliyor: Çok iyi olduğu ortaya çıktı ve artık sistemin otel ve emlak kiralama sektöründe de iyi çalışacağını biliyoruz .

Müşterilerimizin gereksinimlerini karşılamak için QRmaint uygulamasını geliştirmek için sürekli çalışıyoruz. CMMS sistemimizi nasıl kullanmak istediğinize dair bir fikriniz varsa ve böyle bir işlevsellik bulamadıysanız – bize yazın – kontakt@qrmaint.com