Bir gayrimenkul hizmet şirketi olan Komfort Serwis’te uygulama

Kağıt takvimden QRmaint’e – bir emlak bakım şirketinde bu nasıl yapılır?

“Sekiz yıl önce, 2011’de, binaların teknik bakımıyla ilgili işleri planlamak için modern araçları kullanmayı düşünen çok az kişi vardı. “Bir kalem ve bir parça kağıt en üstün hüküm sürdü.”  – Bay Jacek hikayesine başlıyor  : “Başlangıçta günlük programımızı yazdığımız bir kağıt takvim kullandık. Bir müşteriden randevu almam gerektiğinde Tomek’i (şirketin sahibi Tomasz Nyc) aradım, o da kağıt takvime baktı ve işi yürütmek için boş bir tarih bulmaya çalıştık. Kolay bir iş değildi!”  – Jacek Turkowski, Komfort Serwis’teki ilk adımlarını hatırlıyor. O dönemde yaşanan sorunlar  emirlerin yerine getirilmesini geciktirdi . Müşteri, bakım şirketi ve siparişleri yerine getiren teknisyenler arasında bilgi akışı çoğunlukla cep telefonu aracılığıyla sağlanıyordu. “Birisi siparişle ilgili önemli bilgileri unuttuğu veya sağlamadığı için” birçok hata yapıldı ve hatta bazı siparişler tamamlanamadı  . Böyle bir organizasyonun küçük ölçekte iyi çalıştığını ve şirket büyüdükçe hizmet kalitesini ve profesyonelliği korumanın giderek zorlaştığını deneyimlerimizden biliyoruz. Ancak hırslı bir şirket her yıl büyüyor ve yeni müşteriler kazanıyor! Peki kendinize nasıl daha fazla gönül rahatlığı verebilir ve kaliteyi nasıl koruyabilirsiniz?

Kağıt belgeler bir BT sistemiyle nasıl değiştirilir?

Jacek ve Komfort Serwis’in sahibi Tomasz Nyc, Varşova teknik gayrimenkul hizmetleri pazarındaki hızlı genişlemelerine ayak uyduracak çözümler arıyorlardı.

“Tomek ve ben bir Google takvimini ve bir Excel elektronik tablosunu kullanıma sunduk. Tüm periyodik işlerimizi Excel’e kaydettik ve iş sırasında planlanmayan işlerin ve olası toplantıların kaydını Google takviminde tuttuk.” 

Bu,  iletişimi önemli ölçüde iyileştirdi ve daha önce planlanmamış işler için tarihlerin  daha hızlı ve daha kolay bulunmasına olanak sağladı   . Artık müşterinin belirli bir işin ne zaman gerçekleştirilebileceğini belirlemek için genel merkezi aramasına gerek yoktu. Ancak bu çözümün uygulanması yalnızca tek bir alanda yardımcı oldu: teknisyenler ile şirket merkezi arasındaki iletişim. Şirket dışında  mülk yöneticileriyle  ve yapılan işlerin raporlanmasıyla etkili bir iletişim yöntemi henüz geliştirilmemiştir. Ayrıca şirkette kağıt belge dolaşımı da devam ediyordu.

“Yalnızca planlamada değil, aynı zamanda çalışanlardan kağıt üzerindeki siparişleri toplama konusunda da sorun yaşadık; arada sırada bir şeyler kayboluyordu, çalışanlar tüm siparişleri kağıt üzerinde tamamlamıyordu.”  – Jacek Turkowski’ye devam ediyor.

Gayrimenkul teknik hizmetlerinde Nozba ve Trello testleri

Arama devam etti – yöneticilerle çalışmak için Trello sisteminin ve teknisyenlerle çalışmak için Nozby sisteminin uygulanmasına karar verildi. Ancak bu sistemlerin entegrasyonunda bir sorun vardı; yöneticiler Trello’da hatalar bildirdi ve Bay Jacek bu siparişleri Nozba’ya aktardı.

“Yönetici Trello’da bir sorun bildirdi ve ben de teknisyenler için siparişi Nozba’ya kopyaladım. Ancak Nozby’de sadece orada görev atayabiliyordunuz gibi bir sorun vardı ama onların tamamlandığına dair hiçbir bilgim yoktu. Örneğin Nozby’de şunu yazdım: “Bugün kapı muayenesi yapın” ve teknisyen yalnızca bu görev hakkında yorum yapabildi. Teknisyenlere belirli bir görevi tamamlayıp tamamlamadıklarını sormak zorunda kaldım ve siparişi kapatmak zorunda kaldım. Nozby’de görevi kapattıktan sonra yöneticinin görebilmesi için raporu Terllo’da tamamladım.”

Testler birkaç hafta sürdü ancak istenen sonucu vermedi. Arama devam etti…

QRmaint teknik emlak hizmetlerinde çalışıyor mu?

Mayıs 2018’de Sayın Jacek, QRmaint sisteminin teknik gayrimenkul hizmetlerinde çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için QRmait uygulamamızı test etmeye başladı  .

Ancak başlangıçta, ücretsiz çözümlere odaklandığı için sistemin Komfort Serwis’te uygulanma olasılığını reddetti. Ancak beklentilerini büyük ölçüde uygun fiyatla karşılayan (fiyat listemize bakın) sisteme kısa sürede geri döndü   ve bazı teknisyenler için ücretli uygulama uygulamaya karar verdi.

Sayın Jacek’in sistemin geliştirilmesine katılımı bizim için çok önemliydi; sistemi  gayrimenkul teknik hizmetlerinin yönetiminin ihtiyaçlarına uyarlamak için işlevsel ihtiyaçları birlikte belirledik. Diğer şeylerin yanı sıra, teknisyenlere bölünmüş döngüsel işlerin net programlarını  ve özel bir  ücretsiz kullanıcı modu – konum yöneticisini  uyguladık  ; bu, arızaların raporlanmasını ve bunların uygulanmasının mülk yöneticileri tarafından görüntülenmesini sağladı.

QRmaint’i uygulama zamanı!

Bay Jacek’in hatırladığı gibi, çok işi olmasına rağmen uygulamanın kendisi oldukça sorunsuz ilerledi:

“QRmaint’e bir özellik eklemek ve bunu iyi bir şekilde yapmak çok fazla çalışma gerektiriyor. Tüm binayı dolaşmanız, ekipmanlarını belirlemeniz ve yapılacak işin kapsamını planlamanız gerekiyor. İlk başta her lambayı her kareye yazdık ama çok zaman aldı. (…) Şu anda genel terimlerimiz var, örneğin “merdiven lambaları ve dedektörleri”, “lambalar ve dedektörler – garaj” veya “dış aydınlatma”. Artık bu ekipmanın denetimi olduğunda, sadece bu sabit varlıkları işaretliyorum ve teknisyen ne yapacağını biliyor.” 

Uygulama bugüne kadar devam ediyor – çünkü Komfort Serwis yeni müşteriler kazanıyor! Bugün bu, ilk sefere göre çok daha verimli bir şekilde yapılıyor.  Yeni bir binanın sisteme uygulanması,  bireysel ekipman elemanlarının gerekli envanterinin yapılması ve  mülk üzerindeki döngüsel işlerin planlanması   iki hafta kadar sürer. Ancak yoğun bir çalışma döneminin ardından tüm  siparişler, çalışma geçmişi ve teknik servis masraflarının ödenmesi  , internetin olduğu her yerde ulaşılabilen QRmaint sisteminde tutuluyor.

Komfort Serwis’te QRmaint’in uygulanması sayesinde ne gibi faydalar elde edildi?

En önemli uygulama varsayımlarından biri  kağıt siparişlerin ve raporların ortadan kaldırılmasıydı . QRmaint’te tüm  iş emirleri  (yöneticiler tarafından planlanan veya raporlananlar), belirli bir konuma atanan görev listesine dahil edilir. Komfort Serwis’te teknisyenler siparişleri yerine getirirken  kontrol listelerini tamamlar  veya  taleplerin işlenmesiyle ilgili maliyetleri ekler . Bu sayede yöneticiler   her  siparişe çevrimiçi erişime sahip oluyor ve mülkte hangi işlerin yapıldığını günün 24 saati  takip edebiliyor  .

Bir diğer çok önemli konu da işin gidişatı ve bunu yürüten teknisyenler üzerindeki kontrolün arttırılmasıydı.  “Bir teknisyene görev verdiğimde, görevi tamamlayıp tamamlamadığını ve hangi tarihte tamamladığını görebiliyorum. Eğer bir şey planlanan tarihte tamamlanmazsa bunu anında sistemde gecikmiş bir görev olarak görüyorum.”  – diyor Bay Jacek.

 Hem şirket merkezi ile teknisyenler arasındaki, hem de şirket merkezi ile müşteriler, yani yönetim ve sakinler arasındaki iletişim sorunları da ortadan kalktı  . İlk durumda,  “uygulamayı kullanan sahadaki bir teknisyen  yeni bir görevi olduğunu hemen anlar . Ayrıca teknisyenlerden daha hızlı bilgi alıyorum – örneğin, bir teknisyen belirli bir tesiste bir sızıntının ortaya çıktığına dair bir görev bildirdi. Görevi inceliyor ve  görev yorumu sistemi aracılığıyla  durumu ve  hatanın giderilmesinin olası maliyetlerini rapor ediyor  – ve bu sayede bilgileri anında yöneticiye iletebiliyorum.”  Ek olarak, hem yöneticiler hem de konut sakinleri  mülkteki herhangi bir arızayı QRmaint sistemi aracılığıyla bildirebiliyor ve bilgiler anında Bay Jacek’e gidiyor ve Bay Jacek,  QRmaint’teki mevcut çalışma programına  göre hızlı bir şekilde bir teknisyen atayabiliyor  . ( web siteniz için kendi başvuru formunuzu nasıl oluşturabileceğinizi kontrol edin )

Sorun giderme  ve  idareye raporlama süreci önemli ölçüde kısaldı  . Daha önce yönetici ayda bir yapılan işe ilişkin rapor alırken, artık teknisyen işi tamamladıktan hemen sonra rapor alabiliyor. Bu sayede emlak yöneticisi, topluluğun yarattığı maliyetleri sanal olarak sürekli olarak izleyebilir.

İş raporlarının güvenilir bir şekilde tamamlanmasına çalışanların katılımı arttı;  bu raporlar telefon uygulamasında  çok hızlı ve kolay bir şekilde tamamlanabiliyor .

Qrmaint ile müşteri kazanmak daha mı kolay?

Kusurlar veya planlanan çalışmalar hakkındaki bilgilerin, İnternet’in mevcut olduğu her yerde mevcut olan modern bir sisteme iletilmesi şeklindeki geleneksel yöntemden uzaklaşılması, teknik özellik bakımı teklifinin rekabet gücünü önemli ölçüde artırmaktadır.

Birçok yönetici, teknisyenlerin mevcut çalışmalarına ilişkin iletişimin ve bilgi akışının basitleştirilebileceğinin farkında bile değildi.  “Bugün Tomek ve ben yeni bir müşteriyle toplantıdaydık (…) Toplantı sırasında QRmaint kullanarak işbirliği olanaklarını çok genel bir şekilde sundum ve emlak yöneticisi şaşkınlık ve sevinçle gözlerini kocaman açtı. “   Teklifin rakipler arasında en ucuz teklif olmasa da ziyaretin bir sözleşmenin imzalanmasıyla sona erdiğini söylemeye gerek yok.

Comfort Service, artan sayıda teknisyen ve müşteri üzerindeki denetimini geliştirerek, müşteri ile siparişi yerine getiren arasındaki iletişimin basitleştirilmesi olan teklifine çok büyük bir katma değer ekleyerek belirli bir rekabet avantajı yarattı.

QRmaint nasıl gelişiyor?

“QRmaint’in şirketimizde uygulanmasından bu yana program gelişiyor – işlev sektörün özelliklerine göre uyarlandı – örneğin uygulama sırasında orada olmayan bir program ve şimdi Google’daki bir takvime benziyor!”  – Bay Jacek bizi övüyor.

Sistemimizi gayrimenkul teknik hizmet sektörünün spesifik sorunlarına uyarlayarak Komfort Serwis gibi firmaların sorunlarını çözebildiğimiz için çok mutluyuz  .

Gayrimenkul teknik bakım endüstrisindeki bir şirket tarafından QRmaint’in kullanımını analiz ederek   , sürekli olarak bu tür işleri nasıl kolaylaştıracağımızı ve bu alanda ortaklaşa rekabet avantajları oluşturmayı düşünüyoruz. Ve şu ana kadar başarılı oluyoruz!

Komfort Serwis gibi talepkar bir müşteriden gelen olumlu bir tavsiye bizim için çok şey ifade ediyor!

Müşterilerimizin gereksinimlerini karşılamak için QRmaint uygulamasını geliştirmek için sürekli çalışıyoruz. CMMS sistemimizi nasıl kullanmak istediğinize dair bir fikriniz varsa ve böyle bir işlevsellik bulamadıysanız – bize yazın – kontakt@qrmaint.com